Et borettslag som eier bygg, har plikt til systematisk sikkerhetsarbeid for brannsikkerheten, også uten ansatte. Forskrift om brannforebygging sier at en virksomhet som eier et byggverk skal fastsette mål, ha rutiner for å avdekke og rette mangler, og dokumentere at pliktene er oppfylt (§§ 9 og 10). DSB nevner borettslag uttrykkelig som bygningseier i sin veileder. Har laget ansatte, for eksempel en vaktmester, kommer også internkontroll for arbeidsmiljøet i tillegg.
Dette er en praktisk oversikt for styre, forretningsfører, vaktmester og driftspersonell. Den erstatter ikke råd fra brannvesen, forretningsfører, bedriftshelsetjeneste eller jurist.
Hva er internkontroll?
Internkontrollforskriften beskriver HMS-arbeid som systematiske tiltak som skal sikre at aktivitetene planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i tråd med regelverket. Forskriften gjelder for virksomheter, ikke for privatpersoner. Kort sagt handler det om å vite hvilke krav som gjelder, finne ut hva som kan gå galt, rette det og vise at det er gjort.
Ifølge kommentarene til forskriften gjelder den på brann- og el-området uavhengig av om virksomheten har ansatte. På arbeidsmiljøområdet er det som hovedregel et vilkår at virksomheten sysselsetter arbeidstakere.
Hvilke regler treffer et borettslag?
- Brannsikkerhet: Eieren skal kjenne brannkravene til bygget, sørge for at brannvarsling, slokkeutstyr og andre sikkerhetsinnretninger blir kontrollert og vedlikeholdt, og informere beboerne om kravene til bruk (brannforebyggingsforskriften §§ 4 til 10).
- Elektriske anlegg: El-området er også omfattet av internkontrollforskriften. Felles el-anlegg i fellesarealer, garasjer og ladeanlegg hører derfor med i sikkerhetsarbeidet. Ifølge DSB skal den som utfører arbeid på elektriske anlegg være registrert i Elvirksomhetsregisteret, og den som leier inn bør sjekke det.
- Arbeidsmiljø: Har borettslaget egne ansatte, har laget arbeidsgiveransvar etter arbeidsmiljøloven, med internkontroll og risikovurdering av arbeidet.
- Innleide firma: Når laget leier inn vaktmester-, renholds- eller håndverksfirma, skal leverandørens internkontroll så langt mulig legges til grunn. Laget skal informere om fellesregler og passe på at mangler blir rettet (internkontrollforskriften § 6).
Hvem i borettslaget som har ansvaret, styret eller forretningsfører, følger av vedtekter og avtaler. Det bør stå skriftlig.
Hva skal dokumenteres skriftlig?
Internkontrollforskriften § 5 lister opp hva internkontrollen skal inneholde. Disse punktene må være skriftlige:
- Mål for helse, miljø og sikkerhet.
- Organisering: hvem som har ansvar, oppgaver og myndighet.
- Kartlegging og risikovurdering, med planer og tiltak for å redusere risikoen.
- Rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på kravene.
- Gjennomgang av internkontrollen for å sjekke at den virker.
Omfanget skal tilpasses virksomhetens art, risiko og størrelse. Et lite borettslag uten ansatte trenger ikke en tykk perm, men det må kunne vise hva som er gjort.
En enkel HMS-perm for borettslaget
- Oversikt over styret, forretningsfører, vaktmester og leverandører, med kontaktinfo og ansvar.
- Tegninger, brannkonsept og FDV-dokumentasjon for bygget.
- Liste over sikkerhetsinnretninger: brannalarm, nødlys, slokkeutstyr, branndører og rømningsveier.
- Kontrollplan med hvem som sjekker hva, og hvor ofte.
- Risikovurdering av fellesarealer, for eksempel avfallsrom, vaskeri, garasje og lekeplass.
- Avvikslogg: hva ble funnet, hvem fikk ansvaret, og når det ble lukket.
- Informasjon som er sendt til beboerne om brannsikkerhet og bruk av bygget.
- Referat fra årlig gjennomgang i styret.
DSB har laget veilederen Systematisk sikkerhetsarbeid for bygningseiere, som bygger på punktene i § 5. Den er et godt utgangspunkt for styret.
Slik kommer styret i gang
- Kartlegg: Gå gjennom bygg og fellesarealer, gjerne sammen med vaktmester. Noter det som kan føre til brann, skade eller ulykker.
- Fordel ansvar: Avklar hva styret, forretningsfører, vaktmester og leverandører gjør, og skriv det ned.
- Lag en kontrollplan: Legg faste ettersyn inn med dato og ansvarlig.
- Følg opp avvik: Ha én fast måte å melde, fordele og lukke avvik på.
- Informer beboerne: Beboerne skal kjenne reglene for bruk av bygget, for eksempel at rømningsveier skal holdes frie.
- Gå gjennom årlig: Vurder om rutinene virker, og før store tiltak inn i vedlikeholdsplanen.
Oppfølging i praksis
Med Tidur kan du legge kontrollpunkter som branndører, nødlys og slokkeutstyr inn i oppgaveplanen for bygget, slik at de blir sjekklisten ansatte bruker ute på oppdrag, og sette ettersynet opp som et gjentakende oppdrag. Ansatte kan melde avvik med bilde fra mobilappen, og leder kan fordele ansvar, følge opp og lukke avviket. FDV-dokumentasjon og rapporter kan samles i dokumentarkivet med NS 3451-struktur. Tidur erstatter ikke styrets egne vurderinger, risikovurdering, brannvesen eller bedriftshelsetjeneste.
Ofte stilte spørsmål
Må et borettslag uten ansatte ha internkontroll?
For brannsikkerheten, ja. Brannforebyggingsforskriften §§ 9 og 10 gjelder virksomheter som eier byggverk, og DSB regner borettslag som bygningseier. Kravene om arbeidsmiljø gjelder som hovedregel først når laget har ansatte.
Er forretningsfører ansvarlig for HMS?
Det kommer an på avtalen. Forretningsfører kan gjøre mye av arbeidet, men laget er eier. Avklar skriftlig hvem som gjør hva.
Må internkontrollen være digital?
Nei. Kravet er at den er skriftlig der forskriften sier det, og tilpasset borettslagets størrelse og risiko.
Gjelder dette også sameier?
DSB nevner eierseksjonssameier som bygningseiere i samme veileder. Ansvarsdelingen ellers følger eierseksjonsloven og vedtektene.
Kilder
- Internkontrollforskriften med kommentarer (Lovdata)
- Forskrift om brannforebygging (Lovdata)
- Systematisk sikkerhetsarbeid for bygningseiere (DSB)
- Internkontroll (Arbeidstilsynet)
- Eierseksjonsloven (Lovdata)